La transformación digital de las empresas no se basa solo tener un sitio web y utilizar las redes sociales. La digitalización de una empresa va mucho más allá, y una parte fundamental es la utilización de la nueva tecnología para automatizar tareas, y organizar y gestionar de forma más eficiente todos los procesos internos con la utilización de los avances tecnológicos de los últimos años, como los softwares de planificación de recursos empresariales, también denominados ERP por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning.
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¿Qué es un ERP?
La forma más sencilla de definir ERP es pensar en todos los procesos comerciales básicos necesarios para administrar una empresa: finanzas, recursos humanos, fabricación, cadena de suministro, servicios, adquisiciones, etc.
En su nivel más básico, un ERP ayuda a administrar de manera eficiente todos estos procesos en un sistema integrado. Sin embargo, los sistemas ERP actuales son cualquier cosa menos básicos y se parecen poco a los ERP de hace décadas. Ahora se entregan a través de la nube y utilizan las últimas tecnologías, como inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático, para proporcionar automatización inteligente, mayor eficiencia y conocimiento instantáneo en toda la empresa.
El software ERP moderno también conecta las operaciones internas con socios comerciales y redes en todo el mundo, brindando a las empresas la colaboración, la agilidad y la velocidad que necesitan para ser competitivas en la actualidad.
¿Para qué sirven los ERPs?
Los softwares de planificación de recursos empresariales o ERPs, pueden ayudar a los líderes a reasignar el capital humano y financiero o crear procesos comerciales centrales más eficientes que ahorren dinero sin sacrificar la calidad o el rendimiento.
Un ERP también es un activo cuando se trata de planificación y coordinación. Los empleados pueden ver el inventario actual disponible y los pedidos de los clientes en detalle, luego comparar los pedidos de compra de los proveedores y la demanda futura pronosticada. Si es necesario, pueden hacer ajustes para evitar problemas.
El software ERP también mejora la comunicación y la colaboración porque los trabajadores pueden verificar el estado de otros departamentos para guiar sus propias decisiones.
Como una fuente integral de datos, un sistema ERP también proporciona una gran cantidad de informes y análisis que pueden marcar la diferencia para el negocio. Convertir una gran cantidad de información en tablas y gráficos que ilustran claramente las tendencias y ayudan a modelar los posibles resultados es una capacidad de los ERP que los ejecutivos encuentran da un valor incalculable.
¿Cómo funciona un ERP?
Un sistema ERP, se compone de módulos integrados o aplicaciones comerciales que se comunican entre sí y comparten una base de datos común.
Cada módulo ERP generalmente se enfoca en un área comercial, pero trabajan juntos utilizando los mismos datos para satisfacer las necesidades de la empresa. Las finanzas, la contabilidad, los recursos humanos, las ventas, las adquisiciones, la logística y la cadena de suministro son puntos de partida populares. Las empresas pueden elegir el módulo que deseen y pueden agregarlo y escalarlo según sea necesario.
Los sistemas ERP también son compatibles con los requisitos específicos de la industria, ya sea como parte de la funcionalidad central del sistema o mediante extensiones de aplicaciones que se integran a la perfección con la suite.
Módulos ERP más comunes
Los sistemas de planificación de recursos empresariales incluyen una variedad de módulos diferentes. Cada módulo ERP admite procesos comerciales específicos, como finanzas, compras o fabricación, y proporciona a los empleados de ese departamento las transacciones y la información que necesitan para hacer su trabajo. Cada módulo se conecta al sistema ERP, que ofrece una fuente única de datos verídicos y precisos compartidos entre departamentos.
Módulo para finanzas
El módulo de finanzas y contabilidad es la columna vertebral de la mayoría de los sistemas ERP. Además de administrar el libro mayor y automatizar tareas financieras clave, ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar, cerrar los libros de manera eficiente, generar informes financieros, cumplir con los estándares de reconocimiento de ingresos, mitigar el riesgo financiero, etc.
Módulo de ventas
El módulo de ventas realiza un seguimiento de las comunicaciones con leads y clientes, y ayuda a los representantes a utilizar información basada en datos para aumentar las ventas y orientar a los clientes potenciales con las promociones adecuadas y oportunidades de ventas adicionales.
Incluye funcionalidad para el proceso de pedido a cobro, incluida la gestión de pedidos, contratos, facturación, gestión del rendimiento de ventas y apoyo a la fuerza de ventas.
Aunque para la gestión de clientes puede resultar más interesante un CRM como el de Husbpot. Te dejamos más información.
Módulo para RRHH
La mayoría de los sistemas ERP incluyen un módulo de recursos humanos que proporciona capacidades básicas, como la asistencia o la nómina. Los complementos, o incluso las suites completas de gestión del capital humano, pueden conectarse al ERP y ofrecer una funcionalidad de recursos humanos más sólida, como la gestión de la experiencia de los empleados.
Módulo de Fabricación
El módulo de fabricación es un componente clave de planificación y ejecución del software ERP. Ayuda a las empresas a simplificar procesos de fabricación complejos y garantizar que la producción esté en línea con la demanda.
Este módulo generalmente incluye funcionalidad para la planificación de requisitos de materiales, programación de producción, ejecución de fabricación, gestión de calidad, etc.
Módulo de logística y gestión de suministro
Otro componente clave de los sistemas ERP, el módulo de la cadena de suministro rastrea el movimiento de bienes y suministros a lo largo de la cadena de suministro de una organización.
El módulo proporciona herramientas para la gestión de inventario en tiempo real, las operaciones de almacenamiento, el transporte y la logística, y puede ayudar a aumentar la visibilidad y la resiliencia de la cadena de suministro.
Módulos de abastecimiento y adquisición
El módulo de abastecimiento y adquisición ayuda a las empresas a adquirir los materiales y servicios que necesitan para fabricar sus productos, o los artículos que desean revender.
El módulo centraliza y automatiza las compras, incluidas las solicitudes de cotizaciones, la creación de contratos y las aprobaciones. Puede minimizar la compra insuficiente y la compra excesiva, mejorar las negociaciones con los proveedores con análisis impulsados por IA e incluso conectarse sin problemas con las redes de compradores.
Módulo de servicio
En un ERP, el módulo de servicio ayuda a las empresas a brindar el servicio personalizado y de confianza que los clientes esperan. El módulo puede incluir herramientas para reparaciones internas, piezas de repuesto, gestión de flujos de ingresos basados en servicios, etc.
También proporciona análisis para ayudar a los representantes y técnicos de servicio a resolver rápidamente los problemas de los clientes y mejorar la lealtad.
9 Beneficios importantes que los ERP brindan a las empresas
Un buen software ERP proporcionará infinidad de beneficios y ventajas a las empresas. Algunos de los más destacables son:
1 Ahorro de costos:
Quizás la mayor propuesta de valor de los sistemas ERP es que pueden ahorrarle dinero a la organización de varias maneras. Al automatizar muchas tareas simples y repetitivas, minimiza los errores y la necesidad de agregar empleados al mismo ritmo que el crecimiento del negocio.
La visibilidad entre empresas facilita la detección de ineficiencias que aumentan los costos y conduce a una mejor implementación de todos los recursos, desde la mano de obra hasta el inventario y el equipo. Y con ERP en la nube, las empresas pueden ver rápidamente un valor incremental del software, más allá de lo que están gastando.
2 Visibilidad del flujo de trabajo
Con todos los flujos de trabajo y la información en un solo lugar, los empleados con acceso al sistema pueden ver el estado de los proyectos y el desempeño de las diferentes funciones comerciales relevantes para sus trabajos.
Esta visibilidad puede ser particularmente valiosa para los gerentes y líderes, y es mucho más rápida y fácil que buscar los documentos correctos y pedir actualizaciones constantemente a los compañeros.
3 Informes y análisis
Los datos son útiles solo si las empresas pueden analizarlos y comprenderlos, y un ERP ayuda a conseguirlo. Los mejores ERP tienen impresionantes herramientas de informes y análisis que permiten a los usuarios no solo realizar un seguimiento de los KPI, sino también mostrar cualquier métrica o comparación que deseen.
Dado que un ERP lo abarca todo, puede ayudar a una empresa a comprender cómo un cambio o problema con un proceso en un departamento afecta al resto de la empresa.
4 Conocimientos e inteligencia empresarial
Debido a que los ERP pueden acceder a datos en tiempo real de toda la empresa, estos sistemas pueden descubrir tendencias impactantes y proporcionar amplios conocimientos empresariales. Esto conduce a una mejor toma de decisiones por parte de los líderes organizacionales que ahora tienen fácil acceso a todos los datos relevantes.
5 Cumplimiento normativo y seguridad de datos
Los estándares de informes financieros y las normas de seguridad de datos gubernamentales y específicas de la industria cambian con frecuencia, y un ERP puede ayudar a la empresa a mantenerse segura y en cumplimiento.
El software ERP proporciona informes financieros que cumplen con los estándares y regulaciones, y las aplicaciones SaaS están bien equipadas para ayudar a las empresas a cumplir con PCI-DSS.
6 Gestión de riesgos
La tecnología ERP reduce el riesgo de varias formas. El control de acceso granular y los flujos de trabajo de aprobación definidos pueden fortalecer los controles financieros y reducir el fraude. Además, los datos más precisos evitan errores que podrían provocar la pérdida de ventas o multas.
Y, por último, la capacidad de ver el estado de toda la operación permite a los empleados manejar rápidamente los riesgos que plantean las interrupciones comerciales.
7 Seguridad de los datos
Los proveedores de ERP entienden que su sistema alberga datos críticos y confidenciales y toman las medidas necesarias para garantizar su seguridad. Esta diligencia es más importante que nunca a medida que aumentan el volumen y la escala de los ataques cibernéticos.
El software ERP en la nube, en particular, utiliza protocolos de seguridad de vanguardia para garantizar que la empresa no sea víctima de un ataque dañino.
8 Colaboración
Los empleados son más efectivos y productivos cuando trabajan juntos. Las soluciones ERP facilitan el intercambio de información, como órdenes de compra, contratos y registros de atención al cliente, entre equipos. Derriba muros entre departamentos al brindar a los empleados acceso adecuado a datos en tiempo real sobre funciones comerciales relacionadas.
9 Flexibilidad
Si bien el software ERP ayuda a las empresas a seguir las mejores prácticas, también ofrece la flexibilidad para respaldar procesos y objetivos únicos. El sistema brinda a los administradores la capacidad de desarrollar flujos de trabajo específicos de la empresa y crear informes automáticos importantes para diferentes departamentos y ejecutivos.
Un ERP potencia la innovación y la creatividad de la organización.
Los mejores ERP que puedes contratar actualmente
Existen muchos softwares ERP diferentes, pero sin duda algunos destacan sobre la competencia. A continuación, vamos a ver algunos de los mejores ERP que puedes contratar para tu empresa.
Microsoft Dynamics 365
Como la mayoría de los productos de Microsoft, Microsoft Dynamics 365 es potente, flexible y confiable.
De hecho, lo utilizan algunas de las empresas más grandes del mundo, como HP, Coca Cola, Lowe’s, Delta, BMW, Adobe, UPS entre otras.
Dynamics 365 no es realmente un solo producto. Microsoft ofrece varios paquetes de productos según sus necesidades. Las categorías incluyen:
- Márketing
- Ventas
- Servicio al Cliente
- Operaciones
- Servicio de campo
- Finanzas
- Comercio
- Recursos humanos
Además, si quieres un ERP completo puedes contratar la solución de Microsoft Dynamics Business Central, un ERP todo en uno, que integra finanzas, fabricación, ventas, envíos, administración de proyectos y servicio al cliente.
Sage X3
Anteriormente conocido como Sage Enterprise Management, Sage X3 es uno de los ERP más completos, perfecto para las medianas y grandes empresas.
Con Sage X3 se pueden controlar perfectamente las distintas áreas de una empresa, como las ventas, las compras, la cadena de suministro, la producción y un largo etc.
En resumen, SAGE X2 ayuda a automatizar y agilizar todos los procesos internos de las empresas.
SAP Business One
Este software incluye recursos para ventas, gestión de inventario, CRM, finanzas, análisis, informes y mucho más. Es una gran solución de servicio completo.
SAP Business One también ofrece soluciones específicas de la industria. Se puede elegir entre más de 500 complementos para personalizar el software según el tipo de negocio o las necesidades de la industria.
Oracle
Oracle Netsuite es totalmente personalizable y está diseñado para respaldar el crecimiento de las empresas. Es fácil agregar funciones y recursos a medida que una empresa crece. Por eso es una buena solución para las empresas medianas que anticipan un crecimiento en el futuro cercano.
Algunas de las principales funciones de ERP de esta solución incluyen la gestión de pedidos, la planificación y gestión financiera, y la gestión de la producción.
El software incluso puede adaptarse a la gestión de la cadena de suministro, así como a las necesidades de almacén y cumplimiento.
¿Cómo implementar un ERP en la empresa?
Implementar un ERP de la forma correcta en la empresa para sacarle el máximo partido no es fácil, por eso existen empresas partners de Microsoft o Sage entre otros ERP, que pueden ayudarte no solo en la implantación, sino también en saber exactamente qué ERPs o qué módulos son los que te convienen.
Uno de los partners más destacados a nivel mundial tanto de Microsoft como de Sage es el Grupo Aitana.