Una óptima gestión de proyectos permite a las empresas cumplir exitosamente sus objetivos finales. Por eso, una correcta planificación de los proyectos es clave para el devenir de cualquier compañía.
En este artículo explicamos de forma integral cómo conseguir una buena gestión de los proyectos, de la forma más clara y sencilla posible, para que se puedan evitar los errores más comunes y posibilitar lograr el éxito de alcanzar los objetivos establecidos.
Vamos a empezar por lo más básico, y entender qué es un proyecto, y por tanto a qué se le denomina gestión de proyectos.
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¿Qué es la gestión de proyectos?
Un proyecto se puede definir como un trabajo temporal realizado con el propósito de elaborar un determinado producto, servicio o resultado.
Así pues, la gestión de proyectos es la organización y planificación de cómo elaborar un determinado proyecto, mediante metas y objetivos de acción concretos.
En la gestión de proyectos la experiencia previa siempre es importante, ya que una vez terminado el proyecto, se puede analizar y encontrar maneras en las que se podría haber mejorado. Tener un bagaje en la gestión de proyectos, permite tener un aprendizaje previo muy útil para aplicar en los nuevos proyectos que, sin duda, ayudarán a crear mejores procesos y planificaciones.
Pero, evitar los errores en la gestión de proyectos es casi imposible, ya que siempre existe un margen de mejora y perfeccionamiento.
Errores comunes en la gestión de proyectos
No debemos entender el fracaso, o cometer errores como algo intrínsecamente negativo, siempre y cuando hayamos hecho un trabajo con esfuerzo y responsabilidad. De hecho, los errores nos permiten aprender y mejorar para los próximos retos.
Algunos de los errores que más se repiten en la gestión de proyectos, y que has de intentar evitar son:
1 No tener un objetivo definido
Cualquier proyecto debe responder a una necesidad para ser creados. Crear un rpoyecto sin un “por qué” es un sin sentido. Por eso, antes de empezar cualquier proyecto debemos hacernos algunas preguntas como:
- ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
- ¿A quién va dirigido?
- ¿Por qué se crea?
2 No basarnos en experiencias previas
Como comentábamos con anterioridad, recapitular las experiencias previas que hayamos podido tener en la gestión de proyectos es básico para mejorar en cada nuevo proyecto.
Pero, si queremos aprovecharnos de nuestra experiencia, lo mejor es hacer un balance al término de cada proyecto, y elaborar un informe de aquellas cosas que nos han resultado positivas, y las que tienen un margen de mejora.
Este informe, se puede ir completando al mismo tiempo que vamos trabajando en distintos proyectos, y por tanto, nos permitirá utilizar la experiencia previa para perfeccionar nuestra gestión de futuros proyectos.
3 Pasar por alto el cronograma
Si diseñamos un plan de trabajo meticuloso, son fechas acordadas con equipo y clientes, debemos respetarlo. Evidentemente siempre pueden salir contratiempos, y por tanto puede ser flexible, pero hay que hacer lo posible para que el plan de trabajo se cumpla a rajatabla.
Ser puntual es importante de cara a los clientes, y los miembros del equipo deben ser conscientes de la importancia de cumplir con los tiempos establecidos.
4 No monitorizar constantemente
Para una correcta gestión del proyecto, se han de monitorizar constantemente las tareas y objetivos, para saber si se está trabajando en tiempo o por el contrario hay demoras en los mini objetivos marcados.
Si es así, hay que averiguar la razón, antes de que sea demasiado tarde y se haya perdido mucho tiempo. El monitoreo nos permitirá detectar los posibles problemas lo antes posibles, lo que nos permitirá tener margen de maniobra para poder subsanarlos.
Etapas en la gestión de proyectos
Para tener una buena gestión de los proyectos, puedes dividirlo en distintas etapas, lo cual te ayudará a organizarte mejor. Estas etapas son:
1 Entender el problema o necesidad del cliente
En esta fase o etapa, es primordial la comunicación con el cliente, para entender detalladamente cuáles son sus necesidades.
Esta primera etapa es fundamental, ya que, un error aquí puede ser “arrastrado” durante todo el proyecto.
Una vez entendido el problema o necesidad del cliente, ya puedes saber cuál es el objetivo de tu proyecto.
2 Planificar el proyecto
Una vez ya has entendido cual va a ser el objetivo de realizar el proyecto, has de planificarlos. Para ello, puedes dividir en 3 subfases de planificación que son:
2.A Resumen del proyecto
En esta fase debes ser capaz de poder resumir el proyecto, con los puntos clave, para poder tener en todo momento una visión global de éste.
No debe ser un documento muy extenso, más bien breve y conciso. Este primer documento debe esclarecer a simple vista cuál es el problema del cliente, cómo se va a resolver y que se va a necesitar para ello.
2.B Cronograma
Parte fundamental de cualquier proyecto. Debes tener claro cuáles son las fechas importantes y estar detalladas en tu diagrama de flujo.
2.C Reunión Inicial
Una vez ya tengamos el resumen del proyecto, podemos realizar una reunión inicial con el equipo para explicarles y darles la información necesaria, así como para transmitirles entusiasmo y motivación para poder elaborar satisfactoriamente el proyecto.
En esta reunión se deben dar a conocer los objetivos del proyecto, los beneficios y fechas de entrega.
Fomenta la participación de los miembros del equipo para saber si tienen dudas o pueden hacer alguna aportación interesante.
3. Tormenta de ideas
En esta etapa, hay que definir las tareas y proponer ideas de cómo se deben llevar a cabo para resolver las necesidades del proyecto.
En esta fase es importante la creatividad y la aportación de nuevas ideas y soluciones, a través de bocetos, prototipos… Hacer un brainstorming puede ser muy productivo en esta fase, para poder filtrar las mejores ideas y generar valor al proyecto.
4 Ejecución
Esta es la parte más densa del proyecto, en el que se debe ejecutar e implementar las distintas soluciones que han sido detalladas con anterioridad.
Durante esta fase se debe monitorizar y evaluar las diferentes tareas y fechas de entrega, para poder controlar cómo avanza el proyecto en calidad y tiempo.
5 Lanzamiento
Esta fase es relativamente sencilla. Se debe revisar que todo el proyecto esta en condiciones de ser lanzado, y proceder a dicho lanzamiento.
Se puede repartir los diferentes entregables a diferentes miembros del equipo para verificar su correcta implementación, y que no se pase nada por alto.
6 Análisis
Como comentábamos al principio del artículo, una vez terminado el proyecto y la gestión de éste, se puede hacer una valoración, haciendo hincapié en todas aquellas cosas que se podrían haber mejorado para obtener unos mejores resultados, o una mayor productividad.
Herramientas de gestión de proyectos
Las empresas están cada vez más pendientes de la productividad, y de cómo mejorarla a través de su gestión. Por eso, la oferta de softwares y herramientas de gestión de proyectos es cada vez mayor.
Algunas de las más conocidas y destacadas son:
Teamwork
Es un software de gestión de proyectos y una plataforma que permite colaborar a los miembros de un equipo, facilitandoles una correcta organización.
Teamwork puede ayudar a mejorar la productividad de los equipos en el desarrollo de proyectos, permitiendo cargar archivos, asignar tareas, definir plazos de entrega y chatear con otros miembros del equipo de desarrollo.
WorkProject
Uno de los valores diferenciales es que asigna valores de tiempo a proyectos de manera objetiva.
Además, es una herramienta muy intuitiva y fácil de utilizar, permitiendo organizar y analizar tiempos, plazos, tareas, costes, rentabilidad, etc.
Trello
Sin duda una de las más utilizadas y conocidas en el mundo laboral.
Permite coordinar fácil y visualmente las tareas mediante tableros. Aunque no sea la más completa, para proyectos de poca complejidad puede ser la más idónea por su facilidad de uso.
Aunque si quieres una gestión integral de la empresa a debería pensar en un ERP o un CRM, como Hubspot o Salesforce. Te dejamos más información al respecto:
- ERP. Qué es, para qué sirve y cuáles son los mejores
- Qué es un CRM y cómo puede ayudar a tu empresa
- ¿Qué es Salesforce y cómo funciona?
- ¿Qué es Hubspot CRM y por qué utilizarlo en tu empresa?
- Hubspot vs Salesforce. ¿Qué CRM elegir?
Conclusiones
La gestión de proyectos no es una tarea fácil. Conseguir los mejores resultados, con eficiencia y eficacia, puede ser tarea complicada. Por eso, la recopilación y análisis de cada uno de los proyectos gestionados, puede servirnos para mejorar en el futuro.
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