¿Por qué deberías dejar de usar hojas de cálculo como bases de datos? La gente evita el uso de bases de datos porque pueden ser difíciles de usar y, a menudo, requieren habilidades de scripting SQL. Ahí es donde Airtable entra en juego.
En este artículo queremos presentarte la herramienta Airtable, para que conozcas todas las posibilidades que puede ofrecerte.
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¿Qué es Airtable?
Airtable es una plataforma online fácil de usar para crear y compartir bases de datos. La interfaz es sencilla, amigable y permite a cualquier persona crear una base de datos en minutos.
Puede almacenar, organizar y colaborar con información sobre cualquier tema, como directorios de empleados, inventarios de productos e incluso búsqueda de apartamentos. No es necesario el uso de SQL, y mucho menos secuencias de comandos.
Base de datos vs. hoja de cálculo
¿Cuál es la diferencia entre una hoja de cálculo y una base de datos? A primera vista, las bases de datos se parecen mucho a las hojas de cálculo, ya que organizan los datos en filas y columnas, como en una hoja de cálculo.
Ahí es donde terminan las similitudes. En una hoja de cálculo, se usan funciones como = SUM (A1: A5) para calcular valores totales y hacer números. En una base de datos, normalmente se utilizan consultas SQL como SELECT * FROM Clientes; para buscar y comparar datos.
Una base de datos relacional no solo almacena datos, también almacena relaciones entre esos datos, vinculando, por ejemplo, todas las canciones de tu colección de música con categorías como artista, título y época.
Almacenar datos relacionados juntos en una sola hoja de cálculo puede ser difícil de manejar y generar errores cuando intentas ordenarlos y compararlos, pero con una base de datos, por ejemplo, podrías filtrar fácilmente por resultados de los 90 con «love» en el título sin modificar tu base de datos.
Una regla básica es que una base de datos es más adecuada para organizar una gran cantidad de información. Las hojas de cálculo son la mejor opción para ejecutar cálculos. Airtable ofrece lo mejor de ambos mundos: una base de datos relacional con la que es tan fácil trabajar como Google Sheets o Microsoft Excel.
Componentes básicos de Airtable
Hay cinco bloques básicos para construir una base de datos en Airtable:
- Bases
- Tablas
- Campos
- Registros
- Vistas
Bases
Son bases de datos únicas con toda la información que necesitas para tu proyecto.
Se puede comenzar con una base en blanco y construirla desde cero, pero comenzar con una plantilla es una buena manera de familiarizarse con las posibilidades que ofrece la herramienta.
Airtable ofrece una sólida biblioteca de plantillas que se rellenan previamente con datos de muestra relevantes que puedes cambiar por los propios datos.
Por ejemplo, existen plantillas para un CRM personal, un rastreador de proyectos y un directorio de empleados.
Para usar una plantilla, selecciona + Nueva base en la página de inicio, elige una plantilla y luego haz clic en Usar plantilla en la parte superior de la página.
La plantilla del directorio de empleados está personalizada para ayudar a realizar un seguimiento de las funciones de todo el equipo, las fechas de inicio, los cumpleaños, las alergias alimentarias y más.
Tablas
Las tablas se utilizan para contener una lista de datos sobre un tipo particular de elemento. Cada base puede tener una o más tablas, similar a las hojas de cálculo. En la base del Directorio de empleados, cada tabla alberga un tipo particular de información, como nombre, fecha de nacimiento y departamento.
Campos
Cada columna de una tabla se denomina campo. Los campos son el equivalente a las columnas de una hoja de cálculo, aunque los campos están diseñados para dar coherencia a los datos.
Cada campo tiene un nombre y se puede personalizar para contener una amplia variedad de contenido, como fotos, archivos adjuntos, números de teléfono, fechas, casillas de verificación y más.
Registros
Los registros son el equivalente a las filas y celdas de una hoja de cálculo. Cada registro es un elemento de la lista.
En una tabla de empleados, cada registro es un empleado diferente, con datos en cada campo para detallar su nombre, departamento, dirección y más.
El poder de una base de datos relacional depende de las relaciones entre los datos. Los registros en una tabla, pueden tener una relación con los registros de otra tabla, agregando un enlace. Después de crear una asociación entre tablas, puedes usarla para obtener información de la otra tabla.
Por ejemplo, mientras estamos en la tabla del directorio de empleados, podemos vincular a cada empleado con su departamento. Esto mostraría el nombre del departamento en la misma tarjeta que el empleado y facilita la obtención de información sobre ese departamento en cualquier momento.
También se puede expandir un registro para ver toda su información en un solo lugar.
Vistas
Airtable permite crear vistas personalizadas de los datos que pueden ser útiles cuando solo se desea ver registros que se ajusten a ciertos criterios, por ejemplo, para ver a todos los empleados de un departamento concreto.
Se puede crear una vista de calendario, por ejemplo, para ver visualmente los cumpleaños de los empleados.
Una vista de galería representa los registros, como tarjetas grandes. Esta vista es particularmente útil para resaltar archivos adjuntos a los registros, como fotos de empleados e informes de desempeño.
Con la vista Kanban, se pueden visualizar los registros en un tablero de tarjetas apiladas. Puedes hacer clic y arrastrar para mover tarjetas entre diferentes pilas o reordenarlas dentro de una pila; una excelente manera de crear un flujo de trabajo para los proyectos o mostrar en qué etapa se encuentra cada elemento en el que se está trabajando.
Cómo importar contenido a Airtable desde otras aplicaciones
Con la función de importación se pueden cargar los datos desde una hoja de cálculo existente y transformarlos en una base personalizable. También puedes importar datos desde Asana, Trello e incluso desde los contactos o la aplicación de calendario del correo.
Una vez se haya configurado la base de datos, se puede usar Zapier para enviar información automáticamente a Airtable cada vez que alguien envíe un formulario, un correo electrónico o cualquier otra cosa.
La magia de Airtable está en su flexibilidad para adaptarse a lo que necesites organizar, y cómo quieras verlo.
¿Qué puedes hacer con Airtable?
Estos son algunos de los usos más interesantes para Airtable:
- Sistema de gestión de proyectos y tareas
- Plataforma de seguimiento de incidencias
- Calendario editorial y planificación de contenidos en redes sociales
- Planificación de objetivos y medición de KPI’s
- Gestor de facturación online
- CRM o ERP personalizado
Características clave
A continuación te explicamos las características más importantes de esta herramienta:
API e integración
Una de las características más destacadas es la conexión vía API con aplicaciones de terceros, que te brinda automáticamente Airtable.
Puedes conectar directamente el propio sistema API de Airtable, o bien puedes usar una herramienta de integración como Zapier o Integromat.
De esta manera podrás conectar tu base de datos de Airtable con formularios de Typeform o Google Forms, y automatizar el rellenado de campos.
Colaboración entre usuarios
Podrás configurar tu solución para que varios usuarios trabajen simultáneamente en la misma base de datos, lo que te permitirá una mayor productividad.
El creador de la base de datos puede establecer el nivel de permisos para los colaboradores y definirlos como «creadores», «editores» o «lectores».
Formularios
Esta característica es fabulosa y te va a dar mucha libertad si lo que necesitas es que tus colaboradores introduzcan datos de una forma rápida y desde cualquier lugar.
Copias de seguridad de tus bases de datos
Airtable te provee de un sistema de «snapshots» que capturan los datos durante un tiempo y te permite volver atrás para recuperar información. Igualmente, también podrás exportar, siempre que quieras, la información de tus tablas a archivos CSV como copia de seguridad.
En definitiva, Airtable es una herramienta de gestión de bases de datos que te puede resultar muy útil en tu día a día. Es una buena forma de digitalizar tus procesos del día a día y ahorrar tiempo de gestión. ¿Te atreves con ella?
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