La gestión de proyectos no es una tarea fácil. Completar un proyecto con éxito requiere de una muy buena organización y planificación que, dependiendo de la complejidad del proyecto y de la cantidad de miembros del equipo que deban participar, puede ser muy complejo.
Además, suelen haber fechas límite de entrega que son importantes de cumplir. Por tanto, el éxito no depende solo de completar el proyecto de la mejor manera, sino también de hacerlo en los tiempos fijados.
Por suerte, existen diferentes métodos y herramientas para facilitar la gestión de proyectos, y aumentar las probabilidades de éxito. Un ejemplo de ello es el diagrama de Gantt, del cual vamos a hablar en este artículo.
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Que es un diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt es un esquema visual en el que se describen todas las tareas necesarias para completar un determinado proyecto. Además, también se especifica el orden en que deben ser realizadas, quién es el responsable, así como las fechas de inicio y finalización de cada una de ellas.
Esta manera de planificar y gestionar un proyecto tiene su origen a finales del siglo XIX, cuando el ingeniero Karol Adamiecki desarrollo un diagrama de flujo visual, al que denominó “armonograma”. Años más tarde, a principios del siglo XX, Henry Gantt, llevó este concepto al siguiente nivel, diseñando un diagrama para ayudar a los supervisores o gestores de proyectos de fabricación a ver cómo se desarrollaba su trabajo. A este diagrama se le denominó el diagrama de Gantt.
Motivos por los que crear un diagrama de Gantt
Al crear un diagrama de Gantt, se deben pensar en todos los departamentos que van a estar involucrados en el proyecto, las diferentes tareas que se deben realizar, los tiempos para cada una de ellas, y los recursos humanos necesarios.
Por tanto, la creación de un diagrama de Gantt nos va a dar un visión de cómo será el proyecto, cuáles serán sus complejidades y necesidades.
Sabiendo esto es fácil entender qué, el motivo principal por el que crear un diagrama de Gantt es que permite planificar y organizar la gestión de proyectos complejos, haciendo su desarrollo más simple y entendible por el propio equipo de desarrollo.
Cómo crear un diagrama de Gantt
Lo primordial para crear un diagrama de Gantt es conocer cierta información del proyecto. Por ejemplo:
- Principales entregables
- Cómo llegar a estos entregables
- Objetivos intermedios del proyecto
- Equipo que se necesita
Si ya tenemos la información básica para crear un diagrama de Gantt, debemos elegir la forma en la que lo creamos. Es decir, el diagrama se puede crear en Excel o Google Sheets, o utilizando determinados softwares diseñados para poder crear diagramas como el de Gantt.
Se utilice unas herramientas u otras, hay algunas cosas que debes detallar.
- Producto final.
- Metas u objetivos intermedios.
- Equipo y recursos necesarios para llegar a estas metas.
- Dividir en tareas únicas el proyecto.
- Identificar la relación entre las tareas
- Dar prioridad a las tareas según importancia y urgencia.
- Asignar tareas a cada miembro del equipo.
- Asignar fechas de inicio y fin de tareas.
- Ordenar cronológicamente las tareas, objetivos intermedios y producto final.
¿Por qué es importante el diagrama de Gantt en las empresas?
A menudo, una mala organización de un proyecto repercute negativamente en el coste de éste, y en la imagen corporativa de la empresa, ya que una mala planificación suele traducirse en el incumplimiento de las fechas de entrega, o en entregas de un producto incompleto o defectuoso.
La utilización del diagrama de Gantt ayudará a planificar mejor los proyectos, y a saber con más certeza cuál será el coste económico y humano de éste.
También permitirá fijar fechas de entrega más realistas, evitando retrasos o prisas que pueden afectar negativamente al resultado del proyecto.
Softwares para crear diagramas de Gantt
Tal y como comentábamos con anterioridad, para la creación de los diagramas de Gantt se pueden utilizar distintas herramientas. En los últimos años, las empresas buscan mejorar su productividad con una mejor planificación de sus proyectos, y por eso, la demanda ha provocado que cada vez haya más softwares especializados en este tipo de gestión.
Algunas de las herramientas o softwares que se pueden utilizar para la gestión de proyectos son:
Microsoft Project
Sin duda uno de los más utilizados en la actualidad para la gestión de proyectos empresariales.
Una empresa como Microsoft siempre es sinónimo de desarrollos importantes, y por tanto, es una de las que más confianza otorgan a las empresas que quieren pagar por un software de gestión.
Project Manager
Otro de los softwares más completos para poder gestionar proyectos y crear diagramas de Gantt es “Project Manager”.
Esta herramienta permite crear informes avanzados para cada una de las tareas, se puede integrar con otras aplicaciones y su panel es muy visual para poder entender en que momento está el proyecto y qué necesidades tiene.
GanttPRO
Esta herramienta está muy enfocada a poder crear diagramas de Gantt para la gestión de proyectos, de una forma muy fácil e intuitiva.
Permite, entre otras cosas, tener una gestión avanzada de tareas y subtareas, ajustar automáticamente horarios, y trabajar en equipo.
También se pueden establecer prioridades, plazos, estados del proyecto, etc.
Conclusiones
Mejorar la planificación y gestión de proyectos con la ayuda de las nuevas tecnologías, es parte de la transformación digital de una empresa.
Si quieres seguir mejorando en la transformación digital, no solo de manera interna, sino también en la forma en la que la empresa consigue clientes, puedes contactar con los especialistas de Bloo Media.