Hacer el seguimiento a las acciones planificadas, y mantenerse enfocados en cumplir los objetivos anuales, es un reto para cualquier empresa.
La metodología OKR puede ayudar a tu empresa a plantear estrategias de marketing digital, darles seguimiento y medir su efectividad.
El sistema de OKR está acreditado por varias de las empresas más grandes del mundo, incluyendo Google, Amazon, LinkedIn, Accenture, Netflix, entre otras.
En este artículo, explicaremos este método, qué ventajas puede aportar a tu equipo (y al negocio en su conjunto), y cómo comenzar a ejecutar un ciclo OKR.
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Qué es OKR
Es un acrónimo de Objetivos y Resultados Clave. OKR es una herramienta relativamente simple para crear alineación y compromiso en torno a objetivos medibles.
OKR también se puede describir como un proceso de definición de objetivos que involucra la perspectiva y la creatividad de diferentes equipos.
Alinear los objetivos de una organización es uno de los principales beneficios que ofrece. El objetivo es garantizar que todos vayan en la misma dirección, con prioridades claras y a un ritmo constante.
OKR es una metodología que se aplica para alinear a todo el equipo a nivel organizativo y unificar el enfoque, para que todos puedan trabajar de forma unificada hacia objetivos en común.
¿En qué se diferencian OKR de los KPI?
Los KPI (indicadores clave de rendimiento) son herramientas de gestión que se utilizan para medir el nivel de rendimiento y éxito de una organización o un proceso específico, centrándose en el «cómo».
OKR es una estructura de establecimiento de objetivos que crea cohesión, claridad y transparencia, gestionando estratégicamente el cambio de los KPI a los valores deseados.
¿Cuáles son los beneficios del enfoque OKR?
Si se aplica adecuadamente, esta metodología ayuda a las empresas a lograr tres cosas:
- Enfoque: ¿Qué hacemos y qué no hacemos como empresa?
- Alineación: ¿cómo podemos asegurarnos de que toda la empresa se centre en lo más importante?
- Aceleración: ¿cómo maximizar el potencial del equipo?
De forma práctica, podemos decir que OKR crea un sistema que muestra cómo todo lo que hace una persona se conecta con el trabajo de otras personas.
Si un empleado sabe que no cumplir con sus objetivos dificulta que sus compañeros de otros departamentos no logren los suyos, le motivará a esforzarse más.
Cuando todo el equipo es consciente de lo vital que es su trabajo, aumenta el compromiso y la motivación en general. Es un efecto psicológico, ya que nadie quiere ser el lastre, así que se esfuerzan más.
En este sentido, OKR es una herramienta muy poderosa.
Beneficios de la metodología OKR
Algunos de los beneficios más tangibles para los miembros del equipo son:
- hacer más, sin trabajar más duro
- ser escuchado por el líder
- recibir elogios de sus compañeros de trabajo
- tener un administrador de tareas para grandes metas, y metas a corto plazo
Para líderes y gerentes, los beneficios son:
- evaluar rápidamente el estado de su equipo
- aumentar la productividad
- mejores decisiones
- retroalimentación
- medir la satisfacción laboral
Cómo funciona la metodología OKR
Las fases para ejecutar un ciclo OKR son las siguientes:
1 Definir hasta tres Objetivos muy claros. (O)
Los objetivos deben ser cualitativos; describen el resultado deseado. Por ejemplo: comprender las necesidades del cliente.
No es necesario tener métricas para un objetivo (se necesitarán en los resultados clave, pero lo veremos un poco más adelante).
Características para definir buenos objetivos:
- Accionables: deben ser objetivos que una persona o un equipo pueda ejecutar de forma independiente.
- Inspiradores: deben alentar a los empleados y motivarles
- Adaptables: los OKR deben ajustarse trimestralmente
2 Para cada objetivo, define los Resultados Clave medibles (KR)
Como hemos dicho anteriormente, los resultados clave nos ayudarán a medir cuán lejos se está de alcanzar las metas. Esto significa que se deben agregar métricas para los objetivos.
La forma más sencilla de configurar los resultados clave es seguir el modelo SMART, lo que significa que deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo bien definido.
Entonces, para averiguarlo, podemos responder a las siguientes preguntas:
- Específico: ¿este KR está bien definido y es comprensible?
- Medible: ¿se puede medir el éxito o el fracaso?
- Alcanzable: ¿es realmente posible hacerlo?
- Relevante: ¿es este KR importante para el objetivo?
- Acotado en el tiempo: ¿se ha establecido claramente cuándo se cumple el objetivo?
Ejemplos
Objetivos
Veamos algunos ejemplos simples de objetivos:
- Convertirse en líderes de opinión en el mercado
- Ofrecer un servicio de atención al cliente excelente
- Escalar las ventas
Todos esos objetivos son claros y específicos y no dejan dudas de cuál debe ser el enfoque, pero para cumplirse, hay que establecer los key results…
Key Results
Es complicado medir de forma objetiva la excelencia del servicio de atención al cliente, los key results sirven de parámetro para determinar lo cerca que está la empresa de alcanzar un objetivo.
- Objetivo #1: Convertirse en líderes de opinión en el mercado.
- KR #1: posicionarse en primeras posiciones de Google para una palabra clave específica;
- KR #2: conseguir 5 mil inscripciones a la newsletter;
- KR #3: Aumentar un 30% los clientes que conocen la empresa a través de canales digitales.
- Objetivo #2: Ofrecer un servicio de atención al cliente excelente.
- KR #1: disminuir un 20% el número de incidencias;
- KR #2: reducir un 50% el tiempo de respuesta de las incidencias;
- KR #3: conseguir una tasa de resolución de al menos un 95%.
- Objetivo #3: Escalar las ventas.
- KR #1: aumentar un 20% los leads generados mensualmente:
- KR #2: reducir un 80% la tasa de abandono de carritos;
- KR #3: aumentar los ingresos en un 25% con upsell y subproductos.
Consejos para implementar los OKR con éxito
A continuación, se ofrecen algunos consejos prácticos que serán muy útiles al comenzar a ejecutar los OKR en tu empresa.
- Enfoque: no se deben definir más de tres OKR simultáneos a nivel de empresa. Los OKR no son todo lo que hace la empresa. Son las cosas más críticas en un momento dado.
- Transparencia: cualquier persona de la empresa debe poder ver todos los demás OKR, no solo los gerentes. Esto promueve una comunicación clara y una mejor colaboración entre equipos y departamentos.
- Los OKR deben estar en cascada: comenzar a nivel global, luego a nivel de empresa y finalmente a nivel de departamento.
- Celebrar los éxitos parciales: las empresas que utilizan la metodología OKR tienen un objetivo alto, y eso significa que “fracasan” mucho porque alcanzan, de media, solo el 70% de los KR. Siempre se debe encontrar la forma de celebrar el éxito parcial.
Cómo estructurar la metodología OKR en 6 pasos
Para implementar la metodología con éxito, hace falta seguir una serie de pasos importantes:
- Definir metas claras y específicas
Esto permitirá alinear y motivar a todos, para alcanzar lo establecido.
- Divide los objetivos entre top-down y bottom-up
Un punto importante del OKR es que los objetivos no deben ser establecidos únicamente por los líderes y gestores. Al contrario, los directivos definen el 40% de los OKRs, y el resto es definido por el equipo.
La idea es involucrar a todos en la creación de las metas y garantizar que la opinión de todos sea útil en el proceso.
- Establece plazos relativamente cortos
Las metas de los OKRs no pueden ser muy a largo plazo, ya que dificulta el proceso y perjudica su eficiencia.
Los plazos pueden ser a cada trimestre, por ejemplo. Esto va a ayudar a mantener el sentido de urgencia, a un ritmo que permita que todos realicen su trabajo y las tácticas surtan efecto.
- Acompaña los resultados de forma constante
Evaluar los resultados obtenidos de forma semanal debe ser constante, pues permite ajustes rápidos, pero tampoco hay que sobrecargar con análisis de datos diariamente.
- Pon los OKRs a la vista de todos
La transparencia es el punto de partida en una estrategia de OKRs exitosa. Si todos deben compartir los mismos objetivos y aspiraciones, no hay forma mejor de hacerlo que hacer a todos conscientes de los resultados.
- No confundas esfuerzos y resultados
El esfuerzo puede ser máximo, pero lo que debe ser analizado son los resultados. Si todos están trabajando mucho y los resultados no llegan, es probable que se esté haciendo algo mal.
Por eso es tan importante enfocarse en métricas, y no sólo en el sentimiento de esfuerzo colectivo como forma de cuantificar la dedicación de todos.
- La medición de resultados debe ser parte de la cultura de tu empresa.
Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo… El hecho es que acompañar métricas y analizar datos no significa abandonar el lado humano de la organización.
Al contrario, la toma de decisiones basada en datos hace posible tomar decisiones más justas y crear un ambiente más agradable y colaborativo.
- Usa los datos para mejorar procesos y generar feedbacks
No existe motivador mayor que mostrar, en la práctica, como la evaluación de resultados contribuye para hacer los procesos más ágiles.
También es una buena idea usar las informaciones recolectadas para generar feedback y ayudar a cada colaborador a mejorar su trabajo.
Conclusiones
Tanto para mantener a todos en el mismo camino como para medir los resultados, vale la pena generar informes periódicos y sentarse con el equipo para discutir lo que se logró y las dificultades a lo largo del camino (incluyendo lo que impidió el logro de algunos de los resultados esperados).
¿Qué opinas de la metodología OKR? ¿Estás listo para empezar a aplicarlo dentro de tu empresa?